A organização de compromissos, tarefas e gavetas sempre estiveram em destaque nos meus pontos a melhorar. Enquanto segui na vida de desenvolver o problema não era tão evidente, pois quem definia minhas prioridades eram o gerente de projeto.
Porém no momento que comecei a trabalhar com processos, passei a “puxar a frente” em vários projetos simultâneos. Reuniões agendadas, compromissos firmados e tarefas delegadas começaram a se tornar mais freqüentes. Eu precisava de algo que me ajudasse a concentrar meus esforços em fazer minhas tarefas e não em mantê-las organizadas.
Após finalizar a leitura do livro reservei um sábado para fazer o primeiro passo da implantação da metodologia, que consiste em coletar todas as pendências profissionais e pessoais e colocar dentro do sistema de organização pessoal. Primeiro separei todos post-its, blocos de anotações, e-mails não lidos e qualquer objeto que pudesse representar uma pendência. Depois de tudo empilhado, comecei a listar o que me vinha a mente e que necessitasse de uma definição. Impressionante a sensação de leveza quando terminei de processar toda essa “caixa de entrada”.
O principal objetivo de fazer isto é tirar todas as “tralhas” da mente e colocá-las em um sistema confiável e organizado. Para nos desligarmos efetivamente das preocupações, nosso subconsciente precisa ter a certeza de que vamos consultar o material no qual escrevermos uma pendência. Não basta compilar uma lista de tarefas, é preciso acompanhá-la.
Cada vez que nos deparamos com uma tralha e enquadramos esta pendência em alguma das áreas do nosso sistema (lista de projetos, talvez / um dia, listas de referências) fazemos acordos com nosso subconsciente. E precisamos ser fiéis a estes acordos, principalmente em se tratando de próximas ações.
Para entender melhor vamos imaginar um projeto “Comprar uma Ferrari”. Ao registrar a próxima ação deste projeto precisamos refletir bem sobre qual será verdadeiramente. Se “vender o carro atual” ou “trabalhar duro”. Se registrarmos que é preciso trabalhar duro, mas realizarmos a venda primeiro estaremos quebrando um acordo que fizemos com nós mesmos.
E da mesma forma que nós reagimos quando alguém quebra um acordo conosco, nosso subconsciente também perde a confiança que depositou na ato de registrar uma tarefa. Na próxima vez que formos registrar um projeto nosso subconsciente não conseguirá se desligar da tralha porque sabe que o está ali registrando não é 100% garantido.
Isto não quer dizer que não podemos mudar de opinião, muito pelo contrário. Para isto existe a revisão semanal que é indispensável. Mas isto é tema para outro post…
Mais informações sobre o Get Things Done (GTD):